Generalidades

Las entidades pública tanto del orden nacional como territorial, inician la ejecución de su presupuesto tanto de ingresos como de gastos, una vez cuenten con el respectivo acto administrativo que acredite la aprobación del presupuesto, el cual puede ser la Ley General de Presupuesto aprobada por el Congreso de la República, para el caso de las entidades del orden nacional; las Ordenanzas, aprobadas por las Asambleas Departamentales y los Acuerdos, aprobados por los Concejos Municipales, estos dos últimos para el caso de las entidades del orden territorial (municipios y departamentos).

De igual manera, cada uno de estos actos administrativos, debe estar reglamentado con el respectivo Decreto de Liquidación, el cual constituye el insumo, para dar inicio a la ejecución del presupuesto de las entidades.   

Estos actos administrativos aprobados por las diferentes corporaciones, constituyen el punto de partida para las entidades públicas, en el inicio de la ejecución del presupuesto. Sin éstos, dichas entidades no podrán realizar la afectación de las diferentes partidas que componen el presupuesto de rentas y gastos

Ejecución del Presupuesto de Gastos

Para llevar a cabo la ejecución del presupuesto de gastos, se debe tener en cuenta, lo que se conoce como “La cadena básica presupuestal

Los documentos que deben ser elaborados en dicha cadena básica presupuestal, son:

  1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
  2. Compromiso Presupuestal (C.O), o Registro Presupuestal (R.P)
  3. Obligación Presupuestal (O.B)
  4. Orden de Pago (O.P), o Giro Presupuestal (G.P)

El proceso de ejecución presupuestal de los gastos, debe iniciar con la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, la cual debe estar autorizada por el ordenador del gasto o quien haga sus veces; de igual manera, debe estar soportada por documentos que justifiquen dicha solicitud, como por ejemplo, cotizaciones, proyecciones, etc.  Con base en esta solicitud de CDP, el funcionario responsable en el manejo de presupuesto, verificará la disponibilidad, y así dar inicio a la elaboración de cada uno de los siguiente documentos, en cumplimiento del proceso de ejecución presupuestal, así:

  1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP

A través de la expedición de este documento, se está certificando que existe disponibilidad en el presupuesto de gastos, para poder llevar a cabo, la adquisición de bienes y/o servicios. No se debe confundir, la disponibilidad de recursos en bancos, con la disponibilidad presupuestal. Este último, hace referencia, a la disponibilidad sobre los valores autorizados en el presupuesto. Ejemplo: presupuesto aprobado materiales y suministros – $100.000.000, significa que, a enero 1, existe disponibilidad en el presupuesto – materiales y suministros por $100.000.000; de manera posterior, entre enero y septiembre se expiden CDPs por $80.000.000, significa que solo queda una disponibilidad en el presupuesto de materiales y suministros, por $20.000.000. Estas operaciones, solo tiene afectación o registro, únicamente en el escenario presupuestal.

  • Compromiso Presupuestal o Registro Presupuestal

Constituye uno de los documentos más importantes dentro de la cadena básica presupuestal, ya que, mediante su expedición, se formaliza el compromiso entre las partes, mediante la firma del respectivo contrato, lo cual indica la existencia del compromiso tanto presupuestal como contable, soportado desde el punto de vista jurídico con dicho acto administrativo. Tiene afectación o registro únicamente en el escenario presupuestal

  • Obligación Presupuestal

Es a través de este documento, con el que se le da nacimiento tanto a la obligación presupuestal como contable, es decir, surge la obligación de pago a favor de terceros, en razón al recibido a satisfacción de unos bienes y/o servicios. Tiene afectación o registro, tanto presupuestal como contablemente, ya que se debe reconocer la cuenta por pagar, en alcance del principio de devengo o causación.

  • Orden de Pago o Giro Presupuestal

Tan pronto se han recibido los bienes y/o servicios, es lógico que se debe realizar el respectivo pago; asi pues, desde el escenario presupuestal, es preciso expedir la Orden de Pago o Giro Presupuestal, a través del cual se está autorizando la cancelación de la cuenta por pagar al proveedor. Tiene afectación o registro, tanto presupuestal como contable, ya que se debe cancelar la cuenta por pagar.

Cada uno de los documentos generados en el proceso de ejecución presupuestal, son registrados en los respectivos sistemas de información que utilizan las entidades públicas, generando al final de cada periodo mensual, el correspondiente informe de ejecución presupuestal de gastos, el cual deberá ser presentado, a los diferentes usuarios de la información, tanto internos como externos, así como a los entes de control y vigilancia, entre otros.

Mediante este informe, se podrá llevar a cabo el seguimiento y control a la ejecución del presupuesto de gastos, el cual podrá suministrar datos importantes para ajustes en caso de ser necesario.

Vea el siguiente vídeo y aprenda el paso a paso del registro presupuestal y contable en las entidades públicas

José Arcángel Gil Giraldo – Contador Público – Especialista en Gerencia Tributaria y Aduanera – Magister en Gestión Empresarial

 

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