Tanto el presupuesto de ingresos como el presupuesto de gastos, para efecto de su correspondiente registro con afectación presupuestal, debe hacerse bajo el sistema de contabilidad de caja, mediante el cual registra lo efectivamente recaudado y lo efectivamente pagado, mientras que desde el punto de vista de los registros en el escenario contable, debe hacerse bajo el sistema de causación, utilizando para ello, el marco normativo aplicable a las entidades del sector público, establecido por la Contaduría General de la Nación, en alcance de los estándares internacionales de contabilidad para el sector público – NICSP.

Desde el escenario de la ejecución del presupuesto de gastos, la cadena básica presupuestal, representa un proceso que se desarrolla de manera paralela al reconocimiento contable; es decir, que en la medida en que se vaya escalando en la elaboración de los diferentes documentos de la cadena básica presupuestal (CDP, RP, OB,GP), éstos tendrán que estar soportados además, con los documentos que se requieren normalmente desde el proceso contable, los cuales constituyen la evidencia tanto para el proceso presupuestal como para el proceso contable, y que podrá ser verificado por el ente de vigilancia y control.

Veamos los siguientes ejemplos:

  1. Para la elaboración o expedición del CDP, este debe ir acompañado de:
  • Una solicitud de CDP debidamente autorizada por el ordenador del gasto o quien haga sus veces.
  • Cotizaciones de lo que se pretende comprar, o las proyecciones de nómina, proyectos, o cualquier otro soporte que respalde dicha solicitud.

Las cotizaciones, proyectos, proyecciones, etc., corresponde normalmente a soportes desde lo contable, y que justifican por ejemplo,  las órdenes de compra en la adquisición de bienes y servicios, tanto en la empresa pública como privada.

  • Para la elaboración o expedición del Compromiso o Registro Presupuestal, este debe ir acompañado de:
  • Copia del RUT
  • Fotocopia de la cédula
  • Pago de aportes al Sistema General de Pensiones – SGP y al Sistema General de Seguridad Social en Salud – SGSSS
  • Antecedentes disciplinarios (Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación, Policía Nacional)
  • Pólizas de cumplimiento
  • Seguros de responsabilidad civil según el caso
  • Formato único hoja de vida de Función Pública
  • Declaración de bienes y rentas
  • Entre otros que se requieran en la etapa precontractual.

Estos documentos son de carácter obligatorio en el desarrollo del proceso de contractual.

La mayoría de los documentos anteriores, son solicitados también, desde el punto de vista de las empresas del sector privado, con el fin de llevar a cabo el proceso precontractual y contractual.

  • Para la elaboración o expedición de la Obligación Presupuestal, esta debe ir acompañado de:
  • Factura de compra de bienes y/o servicios
  • Contrato
  • O cualquier otro documento equivalente que soporte la obligación adquirida por la entidad.

Desde el escenario contable, tanto en las empresas del sector privado como del sector público, son los documentos mencionados anteriormente, los que constituyen el soporte para el registro de las obligaciones adquiridas con terceros o la cuenta por pagar.

  • Para la elaboración o expedición de la Orden de Pago o Giro Presupuestal, esta debe ir acompañado de:
  • El respectivo comprobante de egreso, o comprobante de pago, el cual respalda el desembolso a favor de los diferentes terceros, en razón al pago de las obligaciones adquiridas en la adquisición de bienes y prestación de servicios; para ello se debe contar con el recibido a satisfacción en la adquisición de dichos bienes y/o servicios.

José Arcángel Gil Giraldo

Contador Público

Especialista en Gerencia Tributaria

Magister en Gestión Empresarial

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