El contenido de este artículo está redactado y explicado de tal manera que usted pueda interiorizar fácilmente los conceptos relacionados con el Registro Único Tributario – RUT, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.

Registro Único Tributario-RUT

Es un documento que expide la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN a todas las personas jurídicas y naturales, sean comerciantes o no, contribuyentes o no, declarantes o no, para efectos de llevar un control de los mismos, en relación a sus operaciones, así como también, para tener la identificación, clasificación y ubicación de los mismos.

La inscripción en el RUT, constituye una de las obligaciones de carácter formal que deben cumplir todas las personas, el cual va a constituir una exigencia para éstas, en el momento en que lleguen a contratar o tener algún vínculo comercial o laboral con el sector productivo y/o empresarial.

¿Por qué se debe tener RUT?

Porque al momento de ser contratado por una empresa de manera temporal o permanente, o realizar alguna transacción comercial, dicha empresa tiene la obligación de exigir la presentación del RUT.

¿Y por qué la empresa exige que se le presente el RUT?

Por varias razones:

La DIAN, le exige a la empresa o negocio, que siempre que contrate, debe exigir el RUT a sus terceros; si este tercero no lo tiene, se verá en la obligación de solicitarlo ante la DIAN, y de esta forma, la DIAN irá acrecentando su poderosa base de datos de terceros, sobre los cuales podrá ejercer su función de control de fiscalización de sus operaciones, entre otras.

La empresa o negocio, necesita soportar ante la DIAN, al momento de presentar su declaración de renta, los respectivos costos y deducciones.  La empresa o negocio no va a estar dispuesta a que sus costos y deducciones sean rechazados, por el solo hecho de no exigir el RUT a sus terceros.

La empresa o negocio, necesita crear en su sistema de información interno una buena estructura en la base de datos de terceros, correspondiente a la información de cada uno de ellos, tal cual como aparece en el RUT, y por supuesto debe coincidir con la que está registrada en la DIAN.

El caso de que la empresa o negocio, esté obligada a reportar información de terceros (información exógena), los terceros sobre los cuales se reporte dicha información, deberá coincidir con la base de datos de terceros registrada en la DIAN, la cual corresponde a aquella que está registrada en el RUT.

En el RUT, se identifican las responsabilidades tributarias que le han sido asignadas a cada tercero por parte de la administración de impuestos, y, por lo tanto, su contra parte sabrá cómo proceder en esa operación comercial; ejemplo: Un comerciante le compra mercancía a otro comerciante, razón por la cual, el primero deberá identificar cuáles son, no solo sus responsabilidades tributarias, sino también las responsabilidades de su contraparte (el vendedor), y así proceder según el caso, a practicarle retención en la fuente a título de renta, título de IVA, o es responsable del IVA, o es una entidad perteneciente al régimen Tributario Especial?, etc. En este sentido, de acuerdo a la información suministrada por el RUT, dicho comerciante, puede proceder.

Aunque el artículo 506 del Estatuto Tributario, fue derogado por la Ley de Financiamiento, mediante el cual se elimina la obligación de los no responsables del IVA y del INC, a figurar en el RUT y a exhibirlo, si tendrán dicha obligación siempre que realicen operaciones con los responsables del IVA y del INC; en este sentido, es mejor tener el RUT, así realicen operaciones con los no responsables del IVA y del INC.

De otra parte, el RUT es importante para la empresa o negocio, en razón a que en dicho documento, están identificadas, cuáles son las responsabilidades fiscales que tiene con la administración de impuestos. Entre las responsabilidades que puede llegar a tener una persona, tenemos: ser responsable del IVA, ser responsable del INC, no ser responsable del IVA, no ser responsable del INC, ser agente de retención a título de renta, ser agente de retención a título de IVA, ser gran contribuyente, ser autorretenedor, pertenecer al Régimen Tributario Especial, etc.

Registro Unico Tributario – RUT y su importancia

José Arcángel Gil Giraldo – Contador Público – Especialista en Gestión Tributaria – Magister en Gestión Empresarial.

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