El contenido de este artículo está redactado y explicado de tal manera que se puedan comprender fácilmente, los conceptos relacionados con los costos y deducciones desde el punto de vista fiscal.
Generalidades
Tanto los costos como los gastos, representan las salidas o desembolsos que realiza la persona, con la finalidad de llevar a cabo la producción de un bien y/o la prestación de un servicio; los primeros, se pueden recuperar en el momento de la venta del bien o prestación del servicio, mientras que los segundos, solo constituyen apoyo en el proceso de producción. Los costos y gastos, constituyen uno de los factores más importantes que deben ser tenidos en cuenta en el proceso de depuración de la renta de las personas.
¿Que son costos fiscales?
Erogaciones necesarias en que incurre una persona, para la producción de un bien o la prestación de un servicio, durante un periodo fiscal. Estos costos son recuperables en el momento de la venta del bien o la prestación del servicio.
¿Qué son gastos fiscales?
Desde el punto de vista fiscal, se conocen como deducciones, y corresponden a los gastos, en que incurre una persona, para apoyar el proceso de producción de un bien o la prestación de un servicio, durante un periodo fiscal. Estos, no son recuperables, pues solo constituyen apoyo en la realización de las actividades del ente económico.
¿Cuándo se realiza un costo o deducción?
Para ello, se debe considerar, si la persona está obligada o no, a llevar contabilidad; veamos:
Obligados a llevar contabilidad:
Se reconocen con ocasión de la aplicación del concepto de Devengo o Causación, es decir, sin importar que no se haya realizado el pago del bien o servicio, se debe reconocer la cuenta por pagar.
No obligados a llevar contabilidad:
Se reconoce en el mismo momento en que se realiza el pago, es decir, en el instante en que se extingue la obligación por el bien o servicio adquirido.
Los conceptos anteriores, también son aplicables en el escenario de los ingresos.
¿Cuáles son los requisitos que deben cumplir los costos y deducciones para que sean aceptados fiscalmente?
Para ello, se debe observar lo que indica el artículo 107 del Estatuto Tributario, el cual refiere:” Son deducibles las expensas realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad”
En este sentido, se pueden identificar al interior de dicho artículo, 4 condiciones indispensables:
- Relación de causalidad con la actividad productora de renta
- Relación de necesidad
- Relación de proporcionalidad
- Que se hayan realizado durante el año o periodo gravable
De igual manera, se deben cumplir con otras condiciones adicionales, tales como:
- Que los costos y deducciones estén debidamente soportados con la factura de venta, en cumplimiento de los requisitos del artículo 771-2
- Que se tenga copia del RUT del proveedor de los bienes y servicios, máxime cuando este pertenezca a la categoría de los No Responsables del IVA o del INC
- Que se encuentre a paz y salvo con el pago de aportes al Sistema General de Salud y Pensión, cuando se trate del pago en la adquisición de servicios.
- Que los pagos realizados por la empresa, hayan sido sometidos a la respectiva retención en la fuente
- Costos y gastos fiscalmente realizados durante el periodo, para los obligados a llevar contabilidad
- Costos y gastos efectivamente pagados durante el periodo, para los obligados a llevar contabilidad
- Costos y gastos que cumplan con las normas de bancarización, según el artículo 771-5 del E.T.
- Que no estén limitados por la Ley
- Que cumplan con ciertas condiciones formales
¿Cuáles son los impuestos que se pueden deducir?
El artículo 115 del Estatuto Tributario, fue modificado, y contempla que el 100% de los impuestos, tasas y contribuciones que se hayan pagado durante el año, y que tengan relación de causalidad con la actividad productora de renta, son deducibles, a excepción del impuesto de renta.
Antes de esta modificación, se refería a unos cuantos impuestos como el impuesto predial unificado, industria y comercio y su complementario de avisos y tableros, etc., y no a todos, como lo contempla la nueva modificación; en este sentido, es claro, que debe observarse el artículo 107 del E.T, en relación a las expensas necesarias. De todas formas, se tendrán que observar algunas limitaciones, como es el caso del Gravamen a los Movimientos financieros, el cual sigue siendo deducible en un 50%.
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José Arcángel Gil Giraldo, Contador Público, Especialista en Gerencia Tributaria, Magister en Gestión Empresarial
