El contenido de este artículo está redactado y explicado de tal manera que usted pueda comprender fácilmente los conceptos relacionados con las obligaciones que tienen los agentes de retención en relación con los impuestos retenidos a través de esta figura.

Generalidades

A partir del momento en que una persona jurídica o natural, adquiere las responsabilidades de actuar como agente de retención a título de renta, a título del Impuesto sobre las ventas- IVA, a título de timbre, a título de Industria y Comercio – ICA, deberá cumplir con una serie de obligaciones ante el Estado, pues de lo contrario, estaría expuesto a las sanciones establecidas según el caso, generadas por el incumplimiento de dichas obligaciones, y que por cierto, desde el punto de vista impositivo, resultan ser bastante onerosas; en este sentido, es conveniente dar cumplimiento a este tipo de obligaciones, con el fin de no generar situaciones indeseables para los agentes de retención.

Entre las diferentes obligaciones que un agente de retención debe cumplir, tenemos:

  1. Retener
  2. Declarar lo retenido
  3. Pagar lo retenido
  4. Certificar lo retenido
  5. Conservar información de lo retenido

Aquí está la explicación para cada una de ellas:

Retener

Si una persona jurídica o natural ha sido designada como agente de retención en la fuente a cualquier título, lo primero que debe hacer, es identificar y analizar en cada operación, el cumplimiento de las condiciones que se requieren para poder practicar la retención.

Ejemplo:

La empresa Caracoles Ltda, responsable del IVA, compra mercancía gravada a La Locura S.A, por valor de $100.000.000 mas IVA.

Con base en esta operación, el agente de retención, deberá hacer la identificación y análisis tanto de dicha operación, como de la persona o empresa a la que le realizará el pago; es decir, deberá tener en cuenta lo siguiente:

  1. Que el concepto de la operación, o sea compras, este contemplado dentro de los conceptos sujetos a retención; en este caso, si cumple.
  2. Que el valor de la operación por ser una compra, supere las 27 UVT o los $961.000; en este caso, si cumple.
  3. Que si se trata de la retención en la fuente a título de IVA, verificar que hubo base para retener a título de renta; en este caso, si cumple.
  4. Que la empresa o persona a la que se le va a practicar la retención en la fuente a título de renta, no sea un Autorretenedor, o no sea una entidad del Estado, o un Régimen Tributario Especial; o en el caso del IVA, que no sea un Gran Contribuyente.  Esta información, será verificada por parte del comprador, en el RUT de la persona a la que se le practicará la retención (vendedor); en este caso si cumple, pues no tiene ninguna de estas connotaciones.
  5. Y finalmente, el agente de retención, deberá estar completamente seguro que actuará como agente de retención a título de renta, ya sea porque es una Persona Jurídica, o porque siendo una persona natural, cumple con los requisitos de ingreso y/o patrimonio o es comerciante; o en el caso de agente de retención a título de IVA, verificar si se encuentra autorizado por la Ley.

Tener en cuenta que existen algunas excepciones en la norma, que, sin importar el cumplimiento de los requisitos ya estudiados, se puede llegar a actuar como agente de retención en la fuente, tanto a título de renta, como a título de IVA; tal es el caso de los empleadores, que, sin ser comerciantes, o cumplir con tope de ingresos y/o patrimonio, por el solo hecho de ser empleadores, deben actuar como agentes de retención en la fuente a título de renta sobre salarios; entre muchos casos más; en el caso de la retención en IVA, ocurre cuando se compran bienes o pagan servicios a una persona sin residencia ni domicilio  en el país.

Estos no son los únicos aspectos que se deben tener en cuenta al momento de practicar retención en la fuente, sino que, además, el agente de retención deberá registrar en su contabilidad, (si está obligado a llevarla) una cuenta por pagar al Estado, llamada: Retención en la Fuente por Pagar, la cual corresponde a un pasivo, que deberá pagar de manera mensual.

Declarar lo retenido

Una vez practicada la retención a cualquier título y registrada como cuenta por pagar a favor del Estado: Retenciones en la fuente por pagar, el agente de retención deberá declarar los valores retenidos de manera mensual, en el formulario 350. La obligación de declarar lo retenido, constituye una obligación de tipo formal.

Pagar lo retenido

El agente de retención, estará en la obligación de consignar al Estado, a través de los medios dispuestos para ello (servicios informáticos electrónicos o entidades financieras) y de manera mensual, la totalidad de los dineros que fueron retenidos a las diferentes personas o empresas. No podrá apropiarse de dineros que no le corresponden, pues de lo contrario tendrá que enfrentar las respectivas sanciones de tipo legal, y en algunos casos, también sanciones de tipo penal. La obligación de pagar lo retenido, constituye una obligación de tipo sustancial.

Certificar lo retenido

De igual manera, el agente de retención, está obligado a certificar al agente retenido (Persona Jurídica o Persona Natural), el total de las operaciones sujetas a retención y la retención practicada. Para el caso de la retención en la fuente a título de renta, el certificado se expedirá de manera anual, antes de los vencimientos del impuesto de renta; y para el caso de la retención en la fuente a título de IVA, se certificará ya sea bimestral o cuatrimestralmente, dependiendo de la responsabilidad del pago del IVA de cada responsable.  En caso de que el agente de retención no expida los certificados, deberá pagar al Estado, las sanciones correspondientes, según lo contemplado en el parágrafo 2 del artículo 615 del Estatuto Tributario, para el caso de las retenciones a título de IVA,  y el artículo 667 del Estatuto Tributario para el caso de las retenciones a título de renta.

Conservar Información

Toda la información registrada en el formulario 350, deberá estar debidamente soportada; dichos soportes constituyen la evidencia de lo que en dicho formulario quedó registrado; esto es lo que se conoce entonces como anexos a la declaración, los cuales expresan una explicación clara de cada uno de los valores registrados en los respectivos renglones de dicha declaración.

José Arcángel Gil Giraldo – Contador Público – Especialista en Gerencia Tributaria y Aduanera – Magister en Gestión Empresarial

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